Schichten planen und verwalten

Die Schichtverwaltung macht aus „Wir brauchen Freiwillige“ buchbare Zeiten mit klarer Kapazität. Sie eignet sich für Annahme, Ausgabe, Transporte, Sortierung, Übersetzung und andere geplante Tätigkeiten.

Schichtaufgabe gestalten

Erstelle zunächst eine Aktivitätsaufgabe mit der Einheit Schicht. Verwende einen klaren Namen, einen hilfreichen Hinweis, einen Standort oder die Option für Arbeit aus der Ferne sowie eine Frist. Füge danach Schichtzeiten hinzu mit:

• Startdatum und -zeit;
• Enddatum und -zeit;
• Zahl der benötigten Personen;
• optionaler Wiederholung an Werktagen bis zur Aufgabenfrist.

Kürzere Schichten lassen sich oft leichter besetzen. Plane eine Überschneidung, wenn Teams Arbeit übergeben. Der Assistent kann aus Zeitfenster, Schichtlänge, Kapazität und Wiederholung einen Plan vorschlagen.

Schichtkalender verwenden

Öffne Verwalten → Schichten für Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Filtere nach Aufgabe oder Standort. Jede Schicht zeigt freie und gesamte Kapazität sowie einen Status:

In der Wochenansicht erkennst du Lücken, Überschneidungen und die Verteilung der Schichten schnell.

• Offen: Es sind Plätze frei.
• Voll: Alle Plätze sind gebucht.
• Geschlossen: Die Zeit ist vorbei oder die Schicht wurde geschlossen.

Öffne eine Schicht, um Standort, Wiederholung und Teilnehmende mit dem Status gebucht, eingecheckt oder abgebrochen zu sehen. Nutze In Aufgaben verwalten, wenn du Termin oder Aufgabe ändern musst.

Wiederholte Schichten sicher ändern

Wiederholte Termine gehören zu einer Serie. Wenn du die Wiederholung entfernst, werden zukünftige ungebuchte Termine gelöscht; vergangene oder gebuchte bleiben bestehen. Prüfe vor der Ausführung die Zusammenfassung.

Freiwillige einchecken

Gebuchte Personen sehen die Check-in-Anleitung in ihrer Mission. Bestätige die Anwesenheit innerhalb des Check-in-Zeitraums vor Ort. Die Mission läuft anschließend und wird nach dem geplanten Zeitraum abgeschlossen.

Eine Schicht absagen

Nutze Absagen nur, wenn der Termin nicht stattfinden kann. Dadurch werden alle Buchungen dieser Schicht storniert und betroffene Freiwillige benachrichtigt. Wähle oder formuliere einen ehrlichen, konkreten Grund; er wird per E-Mail verschickt.

Ändere bei normalen Kapazitätsanpassungen zukünftige ungebuchte Schichten. Entferne niemals einen gebuchten Termin nur, um eine Benachrichtigung zu vermeiden.

Routine für Koordinator:innen

• Prüft die kommende Woche auf unterbesetzte Schichten.
• Bestätigt Standort und verantwortliche Person für den Check-in.
• Haltet Kapazitäten realistisch, statt unverbindliche Buchungen zu sammeln.
• Informiert Freiwillige schnell, wenn sich Umstände ändern.
• Prüft nach dem Einsatz abgeschlossene und versäumte Teilnahmen.